改善案 01
紙の問診は、なくさなくていい。
高齢の方やスマートフォンが苦手な方には紙を残します。Web入力が便利な方には、もう一つの選択肢を用意します。
パソコンやWebに変えることが目的ではありません。
紙で記入これまでどおり受付で
＋ どちらも選べる
Webで事前入力操作できる方だけ
架空事例 岩手県北上市を想定
地域の歯科医院 業務改善シミュレーション
今のシステム、
変えなくても
改善できるかもしれません。
予約や会計には、長年使っている歯科システムがあります。「特に困っていないし、今さら変えたくない」。それで構いません。一度、その周りを見てみます。紙の問診、Excelの在庫表、電話での予約変更、口頭の申し送り。今回は、そんな小さな仕事を整理します。
仕事の流れを見る 実在医院・患者情報は使用していません
SIMULATION PROFILE完全な架空医院
岩手県北上市
北上みらい歯科クリニック
20年開業から
8名スタッフ
1院地域の個人医院
院長の言葉「このシステムは開業当初、地域の歯科医師仲間に紹介してもらって、ずっと使っているんだよね。業者さんにも昔からお願いしているし、特に困っていないから変えるつもりはないよ。」
歯科医師 1名／歯科衛生士 4名／歯科助手・受付 3名
このCASEの大前提
今使っている歯科システムを
変える必要はありません。
歯科システムは、医院の大切な仕事を長く支えてきました。慣れた操作や、紹介してくれた先生、昔からの業者さんとの信頼もあります。だから、入れ替える話からは始めません。
01 今の仕事を見る
歯科システムはある。でも、その周りにも仕事がある。
一日の流れに沿って並べると、システムの外側にある小さな作業が見えてきます。
01
予約電話・Web・来院
02
受付予約内容を確認
03
問診来院時に紙へ記入
04
入力必要事項を既存システムへ
05
診療医療判断は人が行う
06
次回予約受付で日時を確認
07
変更キャンセル・変更は電話
08
在庫別のExcelで管理
09
申し送り口頭・紙で共有
10
新人教育紙ファイルと先輩スタッフ
歯科システムは導入済みです。それでも、紙・Excel・電話・口頭・人の記憶による仕事が周りに残っています。
02 困りごとを確かめる
こんなこと、院内で起きていませんか？
気になる項目を選ぶと、仕事への影響を確認できます。
01選んだ困りごと
紙からシステムへの転記
問診票など紙で受け取った情報を、必要に応じてスタッフが入力しています。
仕事への影響入力作業・確認作業
大きな故障ではなくても、毎日の小さな中断や確認が積み重なります。
本当の問題
歯科システムが
悪いわけではありません。
歯科システムは、医院の大切な仕事を支えています。今回見直すのは、そのシステムではありません。
紙に書くExcelへ入力する電話する人に聞く探す覚えておく
一つ一つは数分でも、毎日、何人ものスタッフが繰り返せば大きな負担になります。見直すのは、この小さな仕事です。
紙
Excel
電話
口頭
記憶
今の
歯科システム大切な仕事を支える中心
歯科システム大切な仕事を支える中心
03 考える順番
新しいシステムの話から、始めません。
どこに何を使うかは、仕事の流れと院内の事情を見てから決めます。
- 01今の仕事を一緒に見る
- 02みんなが同じやり方でできるようにする
- 03今の歯科システムでできることを確認する
- 04紙やExcelとして残っている仕事を見る
- 05今使っているサービスでできることを探す
- 06AIが役立つところだけ使う
- 07必要なら今の業者さんや専門家へ相談する
今の業者さんとの共存
今お願いしている業者さんとも、
一緒に考えられます。
長年付き合っているシステム会社さんや、パソコン・ネットワークをお願いしている業者さんを外すことが目的ではありません。現在のシステムで対応できることは、まず今の業者さんへ確認します。
今の業者さんへ確認歯科システムで
できること
できること
一緒に整理すること紙・Excel・Web・
院内ルール・スタッフ教育
院内ルール・スタッフ教育
必要に応じて情報を共有し、お互いの得意な部分を分けながら進めます。
04 触って確かめる
全部を変えずに、
使える選択肢を増やす。
紙 ＋ Web、電話 ＋ Web、人 ＋ AIによる補助。どちらかを捨てるのではありません。患者さんとスタッフに合う方法を残しながら、便利な選択肢を足す例です。画面はすべて操作体験用で、情報の保存や送信は行いません。
患者さんとスタッフ、双方が使いやすい方法を選びます。
改善案 02
「誰かに聞かないと分からない」を減らす。
紙ファイルやベテランスタッフの記憶にある院内ルールを、探しやすい形に整理します。マニュアルは、先輩スタッフを不要にするものではありません。
新人マニュアルで確認必要なら先輩へ
マニュアルがあっても、最後は人に聞けることが大切です。
朝の準備電話対応備品発注閉院確認
院内共通ルール
予約変更の電話対応
- 患者情報を確認する
- 希望日時を確認する
- 予約状況を確認する
- 変更内容を復唱する
- 院内ルールに沿って必要な記録を残す
基本を確認したうえで、判断が必要なことは先輩や責任者へ相談します。
改善案 03
Excelで十分なら、Excelを整理する。
小規模医院なら、大きな在庫管理システムが必要とは限りません。まずは共通の管理表を整えます。
大切なのは「全員が同じ表を見る」こと。
| 品名 | 現在数 | 発注目安 | 最終発注日 | 状態 |
|---|---|---|---|---|
| グローブ S診療用品 | 8 | 10 | 8月28日 | 発注確認 |
| グローブ M診療用品 | 18 | 10 | 8月28日 | 在庫あり |
| 紙コップ患者用品 | 6 | 8 | 8月20日 | 発注確認 |
| 歯ブラシ（やわらかめ）販売用品 | 24 | 12 | 8月12日 | 在庫あり |
| プリンター用紙事務用品 | 5 | 3 | 8月7日 | 在庫あり |
| ペーパータオル衛生用品 | 14 | 8 | 8月25日 | 在庫あり |
改善案 04
電話を残しながら、Webも用意する。
電話が必要な患者さんには、これまでどおり対応します。そのうえで、Webから変更依頼を送れる選択肢を補助的に加えます。
電話対応は残す Webは選択肢
ご用件を選んでください
選択中日時変更実際には、医院の確認後に変更が確定します。
このデモでは患者情報を入力・保存しません
05 もし役立つならAIも使う
AIも、
役立つところだけ。
AIを使うことが目的ではありません。院内マニュアルを探したり、案内文章の下書きを作ったりするなど、人が毎回ゼロから作業しなくてもよい部分で役立つ場合があります。
- 院内マニュアルを探しやすくする
- 院内掲示物や案内文章の下書き
- スタッフ向け資料の下書き
院内ルール検索AI診療判断はしません
院内マニュアルをもとにした回答案
予約変更の電話対応
- 1患者情報を確認
- 2希望日時を確認
- 3予約状況を確認
- 4変更内容を復唱
- 5院内ルールに沿って必要な記録を残す
これは院内ルールの確認補助です。分からないことや判断が必要なことは、先輩や責任者へ確認します。
個人情報・医療情報は、慎重に扱います。
このサイトは完全な架空シミュレーションで、実在する患者情報を一切使用していません。実際の利用では、個人情報・医療情報の取り扱い、利用サービスの規約、院内ルール、必要な安全管理を確認したうえで利用します。患者の個人情報や医療情報を、無条件に外部AIへ入力することは推奨しません。
06 改善後の全体像
変えるのは、歯科システムではなく「周りの仕事」。
今回のデモで最も大切な部分です。中心にある歯科システムは、そのまま使います。
改善前情報とルールが
情報とルールが
いくつもの場所にある
歯科システム紙Excel電話口頭スタッフの記憶
仕事を整理
改善後今あるものを
今あるものを
役割に合わせて使い分ける
今の歯科システムそのまま
院内ルールを整理紙が必要なら紙Excelで十分ならExcel便利なところだけWebAIは補助
07 改善前と改善後
全部を新しくしなくても、
仕事の流れは変えられます。
仕事改善前改善後
問診紙のみ紙＋必要に応じてWeb
院内マニュアル紙＋人に聞く整理されたマニュアル
備品管理Excel・紙・記憶共通の管理表
予約変更電話のみ電話＋Web受付
新人教育ベテランへ質問マニュアル＋質問
AI特になし文章や情報検索の補助
歯科システム現在のシステム現在のシステム変えていません
想定される変化
大きな自動化より、
毎日の小さな手間を減らす。
一回数分の仕事でも、毎日繰り返せば負担になります。まずは、探す時間、聞く回数、転記や確認の回数を少しずつ減らします。
探す情報の置き場所を揃える
聞く基本は自分で確認できる
転記する必要な入力だけにする
確認する共通の管理表を見る
覚えておく人の記憶だけに頼らない
地域のつながりも大切にする
今まで築いてきた関係も、
改善の土台です。
地域で長く仕事をしていると、「この先生が使っているから」「昔からこの会社にお願いしているから」という信頼も、大切な判断材料になります。その関係を壊して新しいものへ入れ替えることが、必ずしも良い改善とは限りません。今までの関係を大切にしながら、周りに残る仕事を少しずつ整理する方法もあります。
最後に伝えたいこと
新しいシステムを入れる前に、
今の仕事を一度見てみる。
何でも新しくする必要はありません。それぞれの仕事に合うものを、無理なく組み合わせます。
今あるものを使う紙 ＋ WebExcelで十分ならExcel電話 ＋ Web人 ＋ AIによる補助
医療判断や患者さんとの大切なやり取りは、人が行います。お手伝いすること
まず、今の仕事を
一緒に見ます。
最初から「このシステムを入れましょう」とは決めません。院長先生やスタッフのお話を聞き、今使っているもの、困っている仕事、変えたくないもの、変えてもよいものを一緒に整理します。
何を頼むか決める前の、整理からお手伝いします。仕事の困りごとから相談できます
何を頼めばいいか
決まっていなくても大丈夫です。
今のシステムを変えたくない医院でも、相談できます。
「紙の仕事が多くて大変」「このExcel、ずっとこのままでいいのかな」「新人に同じ説明を何度もしている」「今のシステム会社は変えたくない」「AIが使えるところだけ知りたい」。そんな段階で構いません。まず、今の仕事の流れを一緒に整理します。
ご相談の入口
- 紙の作業を見直したい
- 仕事が人によって違う
- 今のシステムは残したい
- 今の業者さんとも相談したい
- AIの使いどころを知りたい